TỔNG QUAN:

Back Office Manager chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động vận hành hỗ trợ nội bộ và triển khai công việc của các mảng:

• Quan hệ nhân viên (Employee Relations)
• Hội nhập & Đào tạo (Onboarding & Education)
• Hành chính – Tổng vụ (General Affairs)

Ngoài ra, vị trí này còn đảm nhận quản lý quy trình, quản lý ngân sách và đề xuất cải tiến chiến
lược vận hành, xây dựng tổ chức.

Ứng viên cần có khả năng giao tiếp song ngữ Việt – Nhật, phối hợp chặt chẽ với Ban lãnh đạo tại Việt Nam và Nhật Bản, đảm bảo bộ phận Back Office vận hành hiệu quả, minh bạch và bền
vững.

MÔ TẢ CÔNG VIỆC:

A. Employee Relations (Quan hệ nhân viên)

• Xây dựng, triển khai và giám sát các chính sách nhằm duy trì môi trường làm việc tích cực, gắn kết.
• Tiếp nhận, phân tích và giải quyết các vấn đề, khiếu nại, xung đột nội bộ.
• Đảm bảo tuân thủ luật lao động và các quy định của công ty.
• Tham mưu cho Ban Giám đốc về chính sách nhân sự, văn hóa doanh nghiệp.

B. Onboarding & Education (Hội nhập và Đào tạo)

• Thiết kế và quản lý chương trình Onboarding giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng.
• Lập kế hoạch và triển khai các chương trình đào tạo nội bộ/ngoại bộ.
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả đào tạo, đề xuất cải tiến nội dung và phương pháp.

C. General Affairs (Hành chính – Tổng vụ)

• Quản lý cơ sở vật chất, thiết bị, hợp đồng dịch vụ, văn phòng phẩm.
• Giám sát bảo trì, sửa chữa và đảm bảo an toàn, tiện nghi môi trường làm việc.
• Hỗ trợ tổ chức sự kiện nội bộ, hội nghị, công tác.
• Quản lý ngân sách bộ phận, tối ưu chi phí vận hành.

D. Quản lý quy trình, xây dựng tổ chức

• Xây dựng và thường xuyên cập nhật quy trình cho toàn bộ hoạt động Back Office.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, quy tắc nội bộ và tiêu chuẩn của công ty/tập đoàn.
• Đề xuất và triển khai các giải pháp nâng cao hiệu quả vận hành, tối ưu nguồn lực và giảm thiểu rủi ro.
• Tham gia vào quá trình thiết kế, xây dựng và phát triển cấu trúc tổ chức để đáp ứng mục tiêu chiến lược của công ty.